Аудит подотчетных средств на мелкие расходы

Теория Аудита от Д. Лоббека / Аудит денежных средств / Аудит подотчетных средств на мелкие расходы

Это уникальный счет, поскольку на нем учитываются несущественные средства, хотя его проверяют почти при каждом аудите. Это происходит преимущественно из-за потенциальной возможности хищений и растрат, а также из-за ожидания самих клиентов, что аудитор проверит этот счет даже при несущественных суммах.

ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ НА МЕЛКИЕ РАСХОДЫ. Наиболее важным аспектом внутрихозяйственного контроля за подотчетными средствами на мелкие расходы является проверка использования подотчетных сумм, за которые отвечает одно лицо. Кроме того, подотчетные средства нельзя смешивать с другими поступлениями. Они должны храниться отдельно от всех активов. Также должны быть ограничения на сумму любых расходов с этого счета, как и на общую его сумму. Возможности расходов со счета подотчетных средств на мелкие расходы необходимо четко определить при разработке финансовой политики компании.

Любые расходы с этого счета при адекватных контрольных моментах требуют официального разрешения ответственного лица, выданного на предварительно пронумерованном бланке, используемом специально для этих расходов. Сумма наличных денег и чеков плюс общая сумма по не возвращенным в бухгалтерию бланкам по существу определяет реальные расходы; именно эта сумма и должна равняться действительному количеству подотчетных средств на мелкие расходы, указанному в Главной книге. В рамках системы внутрихозяйственного контроля периодические проверки указанных денежных средств должны возлагаться на аудитора или на других ответственных должностных лиц.

Когда остаток подотчетных средств на мелкие расходы становится минимальным, то выписывают чек, по которому подотчетное лицо может получить денежные средства с основного счета, для пополнения указанного счета. Чек должен быть выписан на точное количество пронумерованных бланков, которые есть подтверждение действительных расходов. Эти бланки должны быть перепроверены лицом, ведущим записи о дебиторской задолженности, и погашены во избежание их повторного использования.

АУДИТ ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ НА МЕЛКИЕ РАСХОДЫ. При аудите подотчетных средств на мелкие расходы основное внимание обращают не на окончательное сальдо по данному счету, а на проверку самих денежных операций. Даже если сумма этих средств мала, существует потенциальная возможность множества неправильных операций, особенно если эти средства часто пополняются.

Важная часть проверок подотчетных средств на мелкие расходы - это первоначальное определение применяемых клиентом процедур по сохранности и использованию этих средств, в том числе обсуждение с управляющим этими средствами системы внутрихозяйственного контроля, а также проверка первичной документации по нескольким хозяйственным операциям. Отчасти, чтобы разобраться в такой информации о системе внутрихозяйственного контроля, необходимо понять сущность применяемых клиентом контрольных моментов и определить их слабые стороны. И хотя эти моменты по подотчетным средствам на мелкие расходы в основном несложны, как правило, желательно использовать блок-схему в опросник-анкету по внутрихозяйственному контролю (преимущественно для составления рабочих документов аудитора и для последующего аудита).

Проверка хозяйственных операций зависит от количества и объема пополнений подотчетных средств на мелкие расходы, а также от оценки аудитором риска контроля. Когда риск контроля оценен как низкий и когда мало пополнений данного счета в течение года, аудиторы обычно не продолжают проверки по причине несущественности учитываемых здесь сумм. Если же аудитор все-таки решается проверить подотчетные средства на мелкие расходы, то он выполняет две основные процедуры. Это проверка сбалансированности движения указанных средств и проверка одной или нескольких операций, относящихся к пополнению счета. В этом случае основная процедура должна включать в себя обоснование пронумерованных бланков на мелкие расходы, отвечающих суммам пополнения. Проверяется последовательность расходования этих бланков и одновременно их тестирование на разрешительную подпись и на погашение, а также проверка прилагаемой первичной документации на обоснованность расходов. Такая документация - это кассовые чеки, счета и квитанции.

Проверка подотчетных средств на мелкие расходы может проводиться в любое время в течение года, но для удобства ее обычно выполняют на промежуточную дату. Если остаток подотчетных средств на мелкие расходы существен (что бывает редко), то его проверяют и на конец года. Невозмещенные расходы также необходимо исследовать, поскольку это часть оценки их существенности.