Экономическая информация, ее классификация и назначение в контрольно-аудиторском процессе

Общая теория аудита / Информационное обеспечение финансово-хозяйственного контроля и аудита / Экономическая информация, ее классификация и назначение в контрольно-аудиторском процессе

Страница 4

По объекту аудита учетно-экономическую информацию делят на внутреннюю и внешнюю, входящую и исходящую, оперативную и текущую. Информация о контролируемом объекте (предприятие, объединение), образуемая на самом объекте, называется внутренней, а за его пределами — внешней. Информация, поступающая на контролируемый объект, является входящей, а от него — исходящей.

По стабильности использования или хранения экономическую информацию делят на условно-постоянную (постоянную) и переменную. Информация, используемая хозяйственным механизмом без существенных изменений в течение нескольких отчетных периодов (квартал, год), называется условно-постоянной, или постоянной; в течение месяца — переменной. Такое деление особенно важно при использовании ЭВМ в контрольно-ревизионном процессе, так как позволяет интенсифицировать труд аудиторов благодаря уменьшению объемов информации, готовящейся вручную. Так, задание к государственному заказу является постоянной информацией на год с разбиением ее по кварталам и месяцам, вводится в ЭВМ один раз и используется для контроля выполнения заказа в целом, по ассортименту и другим показателям по отчетным периодам, при этом учитывается переменная информация (производство продукции за день, декаду, месяц).

Экономическую информацию для целей контроля за ходом выполнения планов на предприятиях собирают много работников, а полезность ее иногда минимальна. Причиной обесценивания данных является то, что полученная информация часто не вкладывается в лаг управления. Новая производственная ситуация наступает раньше, чем приняты корректирующие решения в предыдущей ситуации. В связи с этим из-за того, что нет оперативной информации, нельзя обеспечить надежное функционирование контроля на разных уровнях управления, а следовательно, принимать для этих целей научно обоснованные решения.

Решение проблемы информационного обеспечения финансово-хозяйственного контроля состоит в повышении оперативности информации, используемой для управления, с помощью быстродействующих ЭВМ.

Прогрессивной альтернативой решения этой проблемы является создание информационного банка данных на внешних запоминающих приборах ЭВМ, обеспечивающих информационные потребности финансово-хозяйственного контроля в отрасли. Распределение информационной емкости банка по уровням управления отраслью можно представить в виде пирамиды, из которой видно, что в общем объеме экономической информации, используемой в хозяйственном механизме отрасли, учетно-экономическая информация на первом уровне составляет 65 % (рис. 8.2).

К вершине пирамиды, т.е. на более высоком уровне иерархии управления, потребность в первичной учетно-экономической информации уменьшается, поскольку существует возможность использовать информацию нижних уровней управления.

Следовательно, изучая информационный аспект финансово-хозяйственного контроля, можно сделать вывод, что учетно-экономическая информация формируется в основе пирамиды и является базой информационного банка данных для принятия решений на разных уровнях управления отраслью. Поэтому ее необходимо использовать прежде всего при осуществлении контроля в отрасли.

Для рационального использования банка данных ему необходимо придать определенную структуру. Создание структуры информации в банке данных требует решения по меньшей мере трех проблем методического характера. Первая состоит в том, чтобы установить информационные потребности финансово-хозяйственного контроля по уровням управления, определить, какие из потенциально возможных информационных совокупностей действительно необходимы для проведения комплексной ревизии и аудита предприятия. Вторая проблема состоит в определении объема данных, их назначения, получении информации, где они хранятся и как их получить ревизорам, аудиторам. Третья проблема — это установление взаимоотношений между элементами информационного банка данных. Например, информация о сырьевых ресурсах в номенклатуре может быть элементом банка данных, который используется при контроле обеспечения плана производства сырьем, удовлетворения покупательского спроса, выполнения плана товарооборота, насыщенности товарами рынка и т. п. Следовательно, одна и та же информация может быть связана со многими массивами банка данных, т.е. с разными методическими приемами использования экономической информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите.