Кодирование экономической информации и ее использование в контрольно-аудиторском процессе

Общая теория аудита / Информационное обеспечение финансово-хозяйственного контроля и аудита / Кодирование экономической информации и ее использование в контрольно-аудиторском процессе

Страница 1

Важной предпосылкой рациональной организации автоматизированного банка данных для обработки на ЭВМ учетно-экономической информации, которая используется в контроле и аудите, является классификация и кодирование системы учетных номенклатур. Не имея такой системы, невозможно правильно решить вопрос стандартизации информации, сокращения объемов начальных данных, рациональной организации массивов.

Система классификации

— это совокупность правил и результат распределения заданного количества объектов по определенным группам в соответствии с установленными признаками сходства или различия этих объектов.

Классификация — процесс распределения заданного множества объектов учета в соответствии с принятой системой распределения на классификационные группы. Например, классификатор-ценник товарно-материальных ценностей содержит классификационные группы (класс, подкласс, группы, подгруппы, виды и разновидности).

Классификатор является систематизированной сводкой наименований классификационных групп и их кодовых обозначений.

Система кодирования — совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок использования их до представления, передачи, обработки и хранения информации. Процесс присвоения кодового обозначения объекту учета называется кодированием, а преобразование кодового обозначения в начальную форму информации — декодированием.

В системе кодирования применяют алфавит кода — знаки, используемые в системе кодирования, и основу кода — количество знаков в алфавите кода.

В системе кодирования учетно-экономической информации используются цифровые, буквенные и смешанные (буквенно-цифровые) знаки, которые являются алфавитами кода.

Код (кодовое обозначение)

— это обозначение объекта учета знаком или системой знаков по правилам, установленным определенной системой кодирования. Длину кода можно представить в виде количества знаков в кодовом обозначении. Каждый из этих знаков определяет отдельную позицию учетной номенклатуры или информационной совокупности и является шифром длины. Например, в кодовом обозначении 44 112 (учет издержек предприятий розничной торговли) пять шифров:

44 — счет «Издержки»;

1 — субсчет «Расходы предприятий розничной торговли»;

12 — «Расходы на тару».

Систему кодирования учетных номенклатур классифицируют по разным признакам.

По форме изображения различают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые) коды. Применение их обусловлено наличием вычислительной техники, периферийного оборудования и других технических средств для машинной обработки учетно-экономической информации.

В зависимости от знаковости коды делят на одно- и многозначные.

По количеству признаков, объединяемых одним кодом, коды бывают однозначные (простые) и многозначные (сложные).

По структуре построения коды делят на порядковые, серийные, поразрядные, или децимальные, шахматные (матричные), повторения, комбинированные (смешанные), штриховые.

Порядковый код — это порядковая нумерация позиций номенклатуры, расположенных в заранее обусловленной последовательности. Порядковые коды простые и малознаковые. Они применяются при кодировании стойких однозначных номенклатур, например код предприятия одного объединения, код цехов предприятия. Однако эти коды не позволяют расширить номенклатуру, поскольку в случае количества признаков классификации, большего двух, усложняется группировка позиций высших разрядов.

Серийный код предусматривает для каждой группы объектов учета выделение определенной серии номеров и возможность возникновения новых объектов (кодирование основных фондов — строения от 01 до 99, сооружения от 100 до 200, передающие устройства от 201 до 300 и др.).

Для двузначных номенклатур, где высшему признаку отводится серия номеров, внутри которой все учетные номенклатуры низшего признака кодируют по порядку, применяется серийная система кодирования. Ее преимущество состоит в относительной малознаковости кода, возможности пополнения новыми кодами при расширении номенклатуры сообщений определенной группы, не нарушая принятой классификации и не увеличивая знаковости. Серийные коды удобно использовать при сложных номенклатурах, которые четко группируются, подлежат изменениям и требуют получения многих итогов по разным признакам. Недостатками серийных кодов являются сложность кодирования многозначных номенклатур, необходимость выделения незаполненных позиций.