Органолептические методические приемы

Общая теория аудита / Методические приемы и контрольно-аудиторские процедуры / Органолептические методические приемы

Страница 3

Проведение инвентаризации зависит от организационных мероприятий на местах хранения ценностей. Материально ответственные лица на каждый вид ценностей составляют товарные ярлыки, партионные карты, где указывают наименование, обозначение единицы, показатели качественной характеристики товаров (артикул, размер, сорт, рост), цену, количество. Ярлыки, кипные карты размещают на видном месте (стеллажах, кипах, таре), где находятся материалы. Для проверки достоверности записей в кипных картах председатель инвентаризационной комиссии получает в товарном отделе базы картотеки кипных карт, которые сверяют с экземплярами склада. После проверки правильности составления ярлыков и кипных карт, а также фактического наличия материалов их данные записывают в инвентаризационные описи типовой формы.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которой подтверждают, что комиссией проверены ценности в их присутствии, претензий к комиссии не имеется, а указанные в описи ценности ими приняты на ответственное хранение. На ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся на его хранении, составляют отдельные описи.

Инвентаризацию материальных ценностей, денежных средств и бланков строгой отчетности проводят, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства, незаконченного производства продукции, расчетов и других объектов контроля — по состоянию на первое число месяца.

Качество инвентаризации проверяет центральная инвентаризационная комиссия при участии членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проверялись ценности. Проверке подлежат ценные и повышенного спроса товары, а также те, которые долгое время находятся без движения, превышают норму запаса. В случае выявления значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и контрольной проверки проводят повторную инвентаризацию в новом составе рабочей инвентаризационной комиссии.

Результаты контрольных проверок качества инвентаризаций оформляют актом типовой формы и заносят в бухгалтерии в специальную книгу.

Работу инвентаризационной комиссии оформляют протоколом, где отражают результаты инвентаризации, состояние складского хозяйства, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей. В случае наличия неиспользованных и испорченных товарно-материальных ценностей в протоколе указывают время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей, причину снижения качества. Такие ценности отражают отдельно в инвентаризационных описях. Аналогично отражают испорченные ценности, указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

Выводы по инвентаризации ценностей и предложения по устранению выявленных недостатков, зачета недостач и излишков при пересортице, а также списания недостач в пределах норм естественной убыли (естественных потерь) комиссия формулирует и обосновывает в протоколе. После завершения инвентаризации рабочая комиссия всю документацию и протокол передает центральной постоянно действующей комиссии.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей используют ЭВМ, которые дают возможность сократить сроки проведения ее, улучшить качество, снизить трудоемкость работ.

Для ускорения инвентаризации вычислительный центр составляет машинограмму — инвентаризационную опись, где указывают номер склада, код, обозначение единицы измерения и цену товара. Инвентаризационная комиссия записывает в ведомость фактическое наличие ценностей. После введения в ЭВМ фактических и учетных остатков товарно-материальных ценностей автоматизированно выдаются машинограммы — сличительные ведомости и ведомости результатов — недостач одних товаров и излишков других.

Положительно зарекомендовал себя также другой вариант автоматизации инвентаризации товарно-материальных ценностей на ЭВМ, который состоит в следующем. Материально ответственные лица подготавливают товарно-материальные ценности к инвентаризации — группируют их по однородности, приметам, их отличающим, и местам хранения, уточняют цены, коды и т. п. На каждом товарном ярлыке, кипной карте и других документах, хранимых вместе с товаром, материально ответственное лицо указывает (после подсчета, взвешивания) количество товара и тары, цену. Потом инвентаризационная комиссия при участии материально ответственного лица проверяет количество и качество товара и тары в натуре, сверяет с данными товарного ярлыка, кипными картами и другими документами, составленными материально ответственным лицом. Если расхождений записей в этих документах инвентаризационная комиссия не обнаружила, то члены комиссии подписывают товарные ярлыки, кипные карты и передают их в вычислительный центр для составления машинограмм «Инвентаризационная опись» и «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товаров». Последнюю составляют в случае обнаружения расхождений между фактическим наличием товаров и тары и данными бухгалтерского учета. Машинограммы, которые выдает ЭВМ, оформляют в установленном порядке в соответствии с нормативными актами о документах и документообороте в бухгалтерском учете и Методическими указаниями по внедрению и применению государственного стандарта «Предоставление юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».