Сущность цикла реализации и получения выручки

Теория Аудита от Д. Лоббека / Аудит цикла реализации и получения выручки / Сущность цикла реализации и получения выручки

Страница 2

Журнал получения выручки. Это журнал для учета поступлений оплаты по счетам и прочих поступлений выручки. В нем указывается общая сумма выручки, остатки по дебиторской задолженности при общей сумме, скидки полученные и прочие элементы. Ежедневные записи в журнал получения выручки подтверждаются такими документами, как уведомление об оплате.

Санкции на оформление безнадежной задолженности. Это документ внутреннего пользования, в котором содержится разрешение на списание безнадежной задолженности.

Аналитическая ведомость дебиторской задатженности. Это дополнительный регистр для отражения отдельных моментов отгрузки и получения выручки, а также возврата товаров и скидок по каждому из клиентов. Общий итог отдельных остатков по счетам в дополнительной ведомости равен общему балансу дебиторской задолженности в Главной книге.

Ежемесячный отчет. Это документ, высылаемый каждому клиенту и содержащий данные о начальном остатке его задолженности, сумме и дате каждой отгрузки, полученных суммах, выданных кредитных документах и предстоящей сумме окончательного расчета. Это выписка из аналитической ведомости дебиторской задолженности, которая имеет отношение к клиенту.

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ В ЦИКЛЕ. Чтобы понять, каким образом лучше осуществить аудит данного цикла, следует ознакомиться с тем, какого рода процессы обычно происходят в данной хозяйственной системе по этому циклу. Нередко новичкам трудно представить себе, какие документы составляются в данном цикле и как они обращаются в хозяйственной системе клиента. Маловероятно, что человек сможет понять суть аудита, не понимая при этом сути бухгалтерской системы. Проанализируем следующие функции цикла реализации и получения выручки:

•Обработка запросов клиентов.

•Выдача кредитов.

•Отгрузка товаров.

•Фактурирование поставок клиентам и учет реализации.

•Обработка и учет оплаты.

•Обработка и учет возвратов и скидок по реализации.

•Определение сомнительных долгов.

•Обеспечение погашения безнадежной задолженности.

Обработка запросов клиентов. Весь цикл начинается именно с того, что клиент делает запрос на товары. С юридической точки зрения это предложение клиента приобрести товары при тех или иных условиях. Получение запроса от клиента влечет за собой более-менее непосредственное формирование самого заказа на реализациию и его фактурирования.

Выдача кредитов. Сотрудник, имеющий соответствующие полномочия, должен одобрить (санкционировать) предоставление кредита данному клиенту при реализации, причем еще до отправки товаров. Если не уделять должного внимания необходимости этого контрольного момента, то появятся слишком большие долги, в том числе и безнадежная дебиторская задолженность. Большая часть компаний отмечает одобрение кредита в самих заказах на реализацию. Отметка, следовательно, это и есть одобрение (санкция) на отправку товаров в кредит.

Отгрузка товаров. Эта важнейшая хозяйственная операция как раз и есть первый момент цикла, в который компания лишается тех или иных своих активов. Большая часть компаний учитывает объемы реализации по отпуску и отгрузке товаров. В этот момент составляется транспортный документ. Этот документ (часто представляющий собой коносамент), имеющий несколько дубликатов, необходим для правильного фактурирования поставок клиентам. Компании, которые ведут постоянные записи о движении товарно-материальных ценностей, могут обновлять учетные записи при помощи транспортных документов.

Фактурирование поставок клиентам и учет реализации. Поскольку фактурирование представляет собой средство оповещения клиентов о сумме к оплате, оно должно осуществляться правильно и своевременно. Основные моменты фактурирования: убедиться в том, что отфактурированы все реальные поставки, что ни одна из поставок не отфактурирована более одного раза и что каждая поставка отфактурована на правильную сумму. Само фактурирование на правильную сумму зависит от того, требуют ли с клиента оплату именно того количества товаров, которое было поставлено, а также используют ли при этом правильные цены (с включением выплат по фрахту, страховке и по условиям оплаты). Пра-виль- ный учет объемов реализации в журнале реализации и в аналитической ведомости дебиторской задолженности тоже важный момент бухгалтерского учета. Ошибки на любом из указанных участков бухгалтерского учета могут повлечь за собой существенные ошибки в финансовой отчет- ности.

Обработка и учет оплаты. Четыре названные управленческие функции необходимы для того, чтобы передать клиенту товары, правильно про-фактурировать их и отразить всю эту информацию в бухгалтерском учете. Оставшиеся функции имеют отношение к получению и учету выручки и к другим мероприятиям, касающимся сокращения дебиторской задолженности.